Action Plan

Was ist ein Action Plan?

Ein Action Plan, zu Deutsch Aktionsplan, ist ein Dokument, in dem detailliert festgelegt wird, wie ein bestimmtes Ziel erreicht werden soll. Er dient dazu, den Fortschritt bei der Verwirklichung des Zieles zu verfolgen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Ein Action Plan enthält in der Regel:

• eine Liste von Aufgaben, die erledigt werden müssen
• Angaben, wer für die Durchführung der Aufgaben zuständig ist
• eine zeitliche Begrenzung, bis wann welches To-Do erledigt werden muss

Optional kann ein Action Plan noch folgende Punkte enthalten:

• benötigte Ressourcen
• mögliche Risiken oder Hindernisse

Aktionspläne werden häufig in beruflichen oder organisatorischen Kontexten verwendet, um Projekte zu planen und zu verfolgen.

Wozu benötigst Du einen Action Plan?

Ein Aktionsplan dient dazu, ein bestimmtes Ziel zu erreichen, indem er die notwendigen Schritte zur Verwirklichung des Zieles festlegt und verfolgt. Er hilft dabei, alle zur Erreichung eines Ziels erforderlichen Ressourcen zu ermitteln, ihre Verwendung nach Prioritäten zu ordnen und den Zeitplan für die einzelnen Aufgaben festzulegen. Dies ermöglicht eine effizientere Nutzung der Ressourcen und eine bessere Kontrolle über den Projektfortschritt. Die Aufteilung eines großen Projekts in kleinere Arbeitspakete verringert die Komplexität und erhöht die Transparenz, so dass es leichter zu verwalten ist. Hierdurch wird sichergestellt, dass jede Aufgabe rechtzeitig abgeschlossen wird. Aktionspläne können auch als Bezugspunkt für künftige Projekte dienen und ermöglichen es den Teams, aus vergangenen Erfolgen und Misserfolgen zu lernen. Insgesamt hilft ein Aktionsplan dabei, das Ziel schneller und effektiver zu erreichen. Er kann auch dazu beitragen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und sich auf das gemeinsame Ziel konzentrieren.

Gerade bei der Verwendung von Scrum oder in der agilen Softwareentwicklung können Aktionspläne bei der Strukturierung von Aufgaben helfen 😊

Wie wird ein Aktionsplan erstellt?

Ein Aktionsplan wird in der Regel in folgenden Schritten erstellt:

1. Ziel definieren:
   Das Erste, was bei der Erstellung eines Aktionsplans zu tun ist, ist das Ziel genau zu definieren, das erreicht werden soll. Dabei sollte auch festgelegt werden, wann das Ziel erreicht sein soll.
2. Aufgaben und Verantwortlichkeiten festlegen:
   Im nächsten Schritt werden die Aufgaben festgelegt, die erledigt werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Dabei sollte auch festgelegt werden, wer für die Durchführung der Aufgaben verantwortlich ist.
3. Zeitplan erstellen:
   Nachdem die Aufgaben festgelegt wurden, wird ein Zeitplan erstellt, der angibt, bis wann die einzelnen Aufgaben erledigt sein sollten.
4. Ressourcen identifizieren und bereitstellen:
   In diesem Schritt werden die Ressourcen identifiziert, die für die Erreichung des Zieles benötigt werden und zur Verfügung gestellt werden müssen. Dazu gehören z. B. Personal, Finanzen, Materialien, etc.
5. Risiken und Hindernisse identifizieren:
   Im Anschluss daran werden mögliche Risiken oder Hindernisse identifiziert, die sich auf die Erreichung des Zieles auswirken könnten. Dazu gehören z. B. Unwägbarkeiten, die das Vorhaben gefährden könnten oder externe Faktoren, die sich auf das Vorhaben auswirken könnten.
6. Aktionsplan finalisieren und umsetzen:
   Nachdem alle oben genannten Schritte abgeschlossen sind, wird der Aktionsplan finalisiert und die Umsetzung der Aufgaben kann beginnen.

Es ist wichtig, dass der Aktionsplan regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst wird, um sicherzustellen, dass das Ziel auch tatsächlich erreicht wird.

Was ist ein Corrective Action Plan?

Ein Corrective Action Plan (CAP) ist ein Dokument, das beschreibt, wie ein bestimmtes Problem oder eine Abweichung behoben werden soll. Es wird verwendet, um sicherzustellen, dass Probleme schnell und effektiv behoben werden und dass sich solche Themen in Zukunft nicht wiederholen. Ein Corrective Action Plan enthält in der Regel die folgenden Elemente:

• Eine Beschreibung des Problems oder der Abweichung
• Die Gründe für das Problem oder die Abweichung
• Die Maßnahmen, die ergriffen werden, um das Problem zu beheben
• Die Personen, die für die Durchführung der Maßnahmen verantwortlich sind
• Das Zeitfenster, in dem die Maßnahmen durchgeführt werden sollen
• Ein Verfahren zur Überwachung und Verfolgung des Fortschritts bei der Umsetzung des Plans

Ein Corrective Action Plan wird häufig in Qualitätsmanagementsystemen verwendet, um sicherzustellen, dass Produkte und Dienstleistungen den spezifischen Anforderungen entsprechen und dass Abweichungen schnell und effektiv behoben werden. Es kann aber auch in anderen Kontexten verwendet werden, um Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass sie sich nicht wiederholen.

Welche Vorteile bietet Dir ein Action Plan?

Hier noch einmal alle Vorteile für Dich auf einen Blick:

1. Er hilft dabei, das Ziel genau zu definieren und die notwendigen Schritte zur Verwirklichung des Zieles festzulegen.
2. Er gibt Klarheit darüber, wer für die Durchführung der Aufgaben verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein sollten.
3. Ressourcen können effektiv verwaltet werden und mögliche Risiken oder Hindernisse werden zeitnah identifiziert und bewältigt.
4. Ein Action Plan ermöglicht es, den Fortschritt bei der Verwirklichung des Zieles zu verfolgen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
5. Er trägt dazu bei, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und sich auf das gemeinsame Ziel konzentrieren.
6. Der Aktionsplan hilft Dir dabei, das Ziel schneller und effektiver zu erreichen.